はじめに
会社やクリニックなどを開業し、従業員を採用するとき、検討事項の一つとなるのが就業規則です。
開業時には、設備の準備や許認可、求人募集など、さまざまな対応や費用が必要になります。
そのため、
「就業規則は、従業員が増えてから作ればよいのではないか」
「開業時から作成する必要があるのだろうか」
と迷うこともあるでしょう。
就業規則には、法令上、作成と届出が義務づけられる場合があります。一方、作成義務がない段階であっても、人を雇う以上、勤務時間、休日、賃金などの労働条件や、職場運営に必要なルールは決めなければなりません。
この記事では、開業時に就業規則を作成するかどうかを、どのような視点で考えればよいのかを整理します。
開業時の就業規則は、従業員数だけで考えない
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署へ届け出る必要があります。
この「10人以上」は会社全体ではなく、原則として店舗、営業所、クリニックなどの事業場単位で判断します。正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども、常時使用する労働者に含まれます。
そのため、開業時点で常時10人以上の労働者を使用するのであれば、採用計画に合わせて就業規則の作成・届出を進めなければなりません。
一方、常時使用する労働者が10人未満の事業場には、労働基準法上の作成・届出義務はありません。
ただし、10人未満だから、労務管理のルールを何も決めなくてよいということではありません。
作成義務の有無とは別に、人を雇う前には、勤務時間、休日、賃金などの労働条件と、日常の職場運営に必要なルールを整理しておく必要があります。
就業規則がなくても、採用前に決めなければならないことがある
従業員を採用するときは、就業規則の有無にかかわらず、賃金、労働時間、休日、契約期間などの労働条件を明示しなければなりません。
明示事項のうち一定のものについては、原則として労働条件通知書などの書面を交付する必要があります。現在は、就業場所・業務の変更の範囲や、有期労働契約の更新上限などについても、該当する場合には明示が必要です。
ただし、労働条件通知書を交付すれば、それだけで日常の労務管理が整うわけではありません。 採用を始める前には、少なくとも次のような事項を整理する必要があります。
- 勤務日、勤務時間、休憩、休日
- シフトの決定・変更方法
- 給与の構成、締切日、支払日
- 遅刻、早退、欠勤時の給与の取扱い
- 時間外労働・休日労働が生じる場合の、36協定や命令・申請の手続き
- 年次有給休暇などの取得の申出方法
- 試用期間を設ける場合、期間中の勤務条件をどうするか
- 服務上のルール
- 休職制度を設けるか、長期欠勤や退職時にどう対応するか
- 正社員、パートタイマーなどで、どのルールを共通とし、どこを分けるのか
労働条件通知書は、個々の従業員をどのような条件で雇用するのかを示す書類です。
これに対して就業規則は、労働時間、休日、休暇、賃金、服務規律などについて、職場共通の基準や運用方法を定める役割を持っています。 両者は役割が異なるため、就業規則を作成する場合には、内容が食い違わないよう整合を取ることが重要です。作成義務がない場合でも、必要な共通ルールを文書化しておくと、日常の運用をそろえやすくなります。
企業でよく使われている運用にも、あらかじめ規定の整備が必要な場合がある
例えば、休日に出勤した従業員を別の日に休ませる運用は、多くの会社で行われています。
しかし、休日と労働日を事前に入れ替える「休日の振替」や、休日労働後に別の労働日を休ませる「代休」を、会社の制度として運用するためには、あらかじめ規定や手順を整えておく必要があります。
休日の振替を行う場合には、就業規則等に振替の根拠を定めたうえで、振替日を事前に特定しなければなりません。
また、代休制度を設ける場合にも、どのような場合に代休を与えるのか、誰が代休日を決めるのか、いつまでに取得するのか、代休日の賃金をどのように取り扱うのかなどを定めておく必要があります。
規定や事前の手続きがないまま休日に働かせ、後から別の日を休ませても、当然に休日の振替として扱えるわけではありません。休日労働として適切に処理したうえで、別の日を休ませる場合の取扱いを検討することになります。 このように、一般的に行われている対応であっても、会社が想定する方法で継続的に運用するためには、採用前に就業規則等の根拠と具体的な手順を整えておくことが大切です。
開業時に就業規則を作成するメリットと、後から作成する際の注意点
就業規則は、従業員とのトラブルが起きたときだけに使うものではありません。 開業時から就業規則を整えることで、採用時に説明する労働条件と、入社後の勤怠管理や給与計算を、同じ基準に沿って進めやすくなります。
採用時の説明と入社後の運用をそろえやすい
求人票や労働条件通知書に休日や勤務時間を記載していても、シフトの決定方法、休日出勤時の取扱い、残業の申請方法、遅刻や早退時の取扱いまでは整理されていないことがあります。
就業規則を作成する過程では、求人募集、雇用契約、勤怠管理、給与計算などを一つの流れとして確認します。 これにより、採用時に伝えた条件と、入社後の実際の取扱いを一致させやすくなります。
説明や判断のばらつきを防ぎやすい
開業当初は従業員が少ないため、経営者が一人ずつ口頭で説明すれば足りるように感じることもあります。
しかし、採用時期や説明する人が異なると、
- 従業員によって説明内容が異なる
- 経営者と管理者の認識が一致していない
- 過去の対応と現在の対応が異なる
- 従業員が聞いた内容と会社の認識が食い違う
といったことが起こり得ます。
共通の基準を文書として整理しておけば、有給休暇、遅刻や欠勤、休日出勤、長期欠勤、退職などが生じたときにも、会社としての基準を確認しながら対応できます。 また、勤務時間、休日、休暇、賃金、休職、退職などの取扱いが明らかになることは、従業員にとっても、どのようなルールのもとで働くのかを確認しやすくなるという意味があります。
後から作成する場合は、既存の取扱いとの調整が必要になる
作成義務がない段階では、従業員が増えてから就業規則を作成するという判断も可能です。
ただし、開業後しばらくしてから作成する場合には、既に行われている取扱いを確認し、新しく定める就業規則との整合性を取らなければなりません。
例えば、次のような状態になっていることがあります。
- 採用時の説明が従業員ごとに異なる
- 労働条件通知書と実際の勤務方法が一致していない
- 休日出勤や欠勤控除の取扱いがその都度異なる
- 正社員とパートタイマーの適用ルールが整理されていない
- 申請方法や説明内容の記録が残っていない
- 既に定着している取扱いと、今後導入したい制度が一致していない
このような場合には、過去の雇用契約書、給与明細、勤怠記録、社内資料などから、現在の実態を整理する作業が必要になります。
また、新たに定めるルールによって、既に適用されている労働条件を従業員に不利益な内容へ変更することになる場合には、就業規則を作成しただけで一方的に変更できるわけではありません。
労働者との合意の有無や、変更の必要性、労働者が受ける不利益の程度、内容の相当性などを踏まえ、慎重に検討する必要があります。
開業時から就業規則の作成を検討したいケース
常時使用する労働者が10人未満であっても、次のような場合には、開業時から就業規則の作成を検討する意味があります。
開業当初から複数人を採用する場合
採用人数が増えるほど、口頭説明だけで共通の認識をつくることは難しくなります。 同じ時期に複数人を採用する場合や、開業後も継続して採用する予定がある場合には、採用前から共通ルールを整えておくと説明しやすくなります。
複数の雇用形態がある場合
正社員、契約社員、パートタイマーなど、複数の雇用形態がある場合には、全員に共通するルールと、勤務日数や勤務時間などによって異なる取扱いを整理する必要があります。 クリニックの医師、看護師、医療事務など、職種によって勤務時間や業務内容が異なる場合も同様です。
シフト制など、勤務方法が複数ある場合
シフト制や交替制勤務では、勤務表の作成方法、休日の決め方、シフト変更時の取扱いなど、個別の労働条件通知書だけでは整理しにくい事項が増えます。
休日出勤や休日の振替が想定される場合
休日出勤や勤務日の変更が発生する可能性がある場合には、実際に必要になってから考えるのではなく、事前にルールと手順を決めておく必要があります。
会社独自の制度を設ける場合
法定を上回る休暇、独自の手当、特別な勤務制度などを設ける場合には、対象者、利用条件、申請方法、給与の取扱いなどを明確にしておくことが、後のトラブルを防ぐためにも重要なポイントになります。
作成義務がない場合の整え方と、採用前に考えておきたいこと
常時使用する労働者が10人未満の事業場では、労働基準法上、就業規則の作成・届出義務はありません。
そのため、開業時から本則、賃金規程、育児・介護休業規程などを含む規程一式を整えるのか、まずは採用と日常の運用に必要な事項を優先して整理するのかは、事業の規模や予定している働き方に応じて検討できます。
ただし、就業規則一式を作成しないことと、労務管理のルールを決めないことは同じではありません。
採用を始める前には、少なくとも次のような事項を整理しておく必要があります。
- 労働条件通知書や雇用契約書の内容
- 勤務日、勤務時間、休憩、休日
- シフトの決定や変更の方法
- 給与の構成、締切日、支払日、計算方法
- 遅刻、早退、欠勤時の取扱い
- 時間外労働・休日労働の手続き
- 年次有給休暇などの取得の申出方法
- 職場内の基本的な服務ルール
作成義務がない段階では、必要なルールから文書化していく方法もあります。
ただし、文書の名称が「勤務規程」「賃金規程」などであっても、労働条件や職場規律について会社共通の基準を定めたものであれば、その内容に応じて就業規則としての性質を持ちます。
そのため、一つひとつの規程を別々に考えるのではなく、雇用契約、勤怠管理、給与計算を含めた全体の整合性を確認することが大切です。
特に、
- 開業当初から複数人を採用する
- 複数の雇用形態や職種がある
- シフト制など勤務方法が複数ある
- 休日出勤や休日の振替が想定される
- 開業後も継続して採用する予定がある
という場合には、作成義務が生じる人数に達していなくても、早い段階で就業規則を整えることを検討したいところです。
就業規則をいつ作るかは、従業員数だけで決めるものではありません。
開業後に予定している働き方や採用計画を踏まえ、採用時に説明する労働条件と、入社後の勤怠管理や給与計算が食い違わないよう、採用を始める前に働き方の基準を整えておくことが大切です。
開業時の就業規則は、従業員数だけでなく、採用予定や雇用形態、勤務体制なども踏まえて検討する必要があります。会社に合った就業規則の整え方や支援内容については、就業規則作成・改定サポートページでご案内しています。
