“36協定、出していないかもしれません”
会社で残業が発生する場合、
「36協定」という言葉を聞いたことがある経営者の方も多いと思います。
ただ実際の相談では、次のようなケースがよくあります。
「最初の年に作った記憶はあるけど、その後更新していないかもしれない」
「36協定って毎年出すものなんですか？」
「もし出していなかった場合、遡って作れば大丈夫でしょうか？」
今回は、こうした疑問について整理してみます。
36協定は「毎年更新」が原則です
36協定とは、法定労働時間を超えて働いてもらう場合に必要な労使協定です。
法定労働時間は、労働時間の原則的な上限であり（労働基準法第32条）、
・1日8時間
・週40時間 までとされています。
つまり、週40時間・1日8時間を超える労働は原則として法律で禁止されており、これを超えて働いてもらうためには特別な手続きが必要になります。
その特別な手続きが、36協定です。36協定は、事業場の労働者の過半数代表者との間で、時間外労働や休日労働の時間数・残業発生事由などを定めて締結し、労働基準監督署へ届け出る必要があります。
そして36協定は通常、1年間の協定として締結されます。
そのため、多くの会社では毎年更新して届け出るという運用になります。
36協定を出していなかった場合はどうなる？
仮に36協定がない状態で残業が発生していた場合、時間外労働の手続きが整っていない状態となります。
「残業が少ないから」「月に1回残業があるかないかくらいだから」という会社であっても、たった1回でも36協定の届出なく残業をさせれば問題になります。
36協定の届出がなければ、たとえ従業員が同意していても、また、残業代を支払っていても、時間外労働をさせることはできません。法定労働時間（労基法第32条）と、残業時間に対する割増賃金の支払い（労基法第37条）は、法律上、別々のルールとして成り立っているからです。
ただし、ここで大事なのは、では、「36協定を出していない期間がある場合、どう対応すればよいか」という点です。
「遡って36協定を作る」は意味がある？
「遡って36協定を作っておいた方がよいのでは？」という相談を受けることがあります。 しかし実務上は、36協定は過去に遡って効力を持つものではありません。
36協定は、労働基準監督署に届け出た時点以降の労働時間に対して効力が生じます。36協定に定めた対象期間が始まった後に、届け出た場合、労基署で受け付けてもらうこと自体は可能ですが、「届け出日以降の時間外・休日労働について有効」と通知されることとなります。例えば、36協定の有効期間を4月1日から翌年3月末日と定めて、労働基準監督署に届け出た日が4月1日以降になってしまった場合、4月1日から届け出日までの期間に行った時間外労働や休日労働は労働基準法違反という評価になります。
つまり、「過去の残業を後から合法にする」ということはできません。
では、どう対応するのが適切か
36協定の更新ができていなかった場合は、
・36協定の届出を行うまでの間、いったん時間外・休日労働を行わせないようにする
・速やかに新しい36協定を作成する
・新しい36協定を締結する
・新たな対象期間が始まる前に、労働基準監督署へ届け出る
といった形で、今後の時間外労働について適切な状態を整えることが大切になります。
実際には、どの時点からどう整えるかは、会社の状況によって対応が分かれるため、個別の整理が必要になるケースも少なくありません。
本当の問題は「出していないこと」だけではない
ここが見落とされがちなポイントです。
36協定を出していなかった場合、たしかに形式上の問題はあります。
ただ実務では、「出していないこと」に気づいた段階で慌てるというケースが多く見られます。
そしてその背景には、
・誰が管理しているのか分からない
・残業があまり発生していないから大丈夫と思っている
・36協定の対象期間の開始日と終了日を把握していない
・1日、1ヶ月、1年間などの残業時間上限の把握が曖昧
・勤怠管理がなんとなくになっている
・顧問社労士がいない、または関与が薄い といった状態があることも少なくありません。
36協定は「書類」ではなく「管理の問題」
36協定というと、「書類を出すもの」というイメージを持たれがちです。
しかし実際には、時間外労働をどう管理するかという問題です。
・誰が管理するのか
・毎月の勤怠管理で時間外・休日労働の上限をどう把握するのか
・届け出のスケジュールをいつ確認するのか
こうした点が整理されていないと、同じような更新漏れや管理の抜けは繰り返されます。
特に中小企業では、
・最初に作ったまま更新していない
・総務担当者がひとり体制で業務を回している、または社長が一人で回している
・いつ更新するのか明確に把握できていない
というケースも珍しくありません。 ただ、これは会社がいい加減というより、制度と運用が結びついていないことが原因になっていることも多いです。
最後に
36協定について整理すると、
・残業がある会社では36協定が必要
・協定は通常1年ごとに更新する
・遡って効力を持たせることはできない
といった点は基本事項です。
ただそれ以上に重要なのは、
「出しているかどうか」ではなく
「どのように管理されているか」
という点です。
更新漏れがあった場合も、単に書類を整えるだけでなく、
管理の仕組みそのものを見直す必要があるケースもあります。 もし、自社の36協定や労務管理について気になる点があれば、
一度全体の流れを整理してみることをおすすめします。
＼このような状態になっていませんか？／
・36協定の更新タイミングが決まっていない
・誰が管理しているのか曖昧
・残業時間の把握が属人的になっている
・書類はあるが運用が整理されていない 1つでも当てはまる場合は、管理体制の見直しが必要な状態です。
こうした状態は、表面上は問題なく見えていても、後からトラブルにつながるケースもあります。
